6 soļi līdz efektīvai plānošanai

Ilgtermiņa mērķiem nepieciešams daudzgadu plāns, īstermiņa mērķiem - ceturkšņa plāns un pašreizējiem mērķiem - mēnesis, nedēļa, diena. Kas ir patiešām svarīgi, plānojot? Šeit ir 6 vissvarīgākie soļi veiksmīgai plānošanai.

Laika vadības speciālisti iesaka, plānojot aktuālās lietas, darīt to nedēļas perspektīvā, jo nedēļa mūsu darbībai dod plašāku kontekstu. Un kas jāņem vērā, organizējot uzdevumus?

Pateicoties laika grafikam, jūs atklāsiet, ka jums nav jādara viss! Tad jūs uzzināsiet brīvā laika baudīšanas prieku. Mūsu personīgie un profesionālie panākumi lielā mērā ir atkarīgi no tā, kā mēs organizējam savu laiku. Mēs paši izvēlamies veidu, kā to tērējam, un mēs arī uzņemamies šo lēmumu sekas. Lai laika gaitā labi pārvaldītu sevi, ievērosim Stīvena R. Kovija maksimumu: "Tā vietā, lai koncentrētos uz pareizu darbību, jums ir jāpievērš uzmanība pareizai rīcībai." Mūsu lēmumus par laika izmantošanu ietekmē divi kritēriji - steidzamība un svarīgums. Mēs bieži piešķiram nozīmi pārāk daudziem uzdevumiem. Bet pareiza prioritāšu noteikšana ir izpratne par to, kas maksimāli atrodas mūsu vērtību hierarhijā, nevis tikai reakcija uz steidzamiem jautājumiem. Kā tos atšķirt viens no otra? Steidzamība ir kritērijs, kas saistīts ar laiku, nozīmīgumu mūsu mērķiem. Praktisks rīks, kas parāda darbību apjomu un palīdz noteikt patieso, ir laika grafiks. Vissvarīgākais efektīvas rīcības un plānošanas nosacījums ir koncentrēties uz II kvadrantu un vienlaikus novērst daudzas darbības I un III un ignorēt IV kvadrantu.

Svarīgs

Laika grafiks: I kvadrants

Tas aptver gan svarīgus, gan steidzamus jautājumus. Tā ir "krīzes pārvarēšana" - stratēģiskas nozīmes darbības un steidzami jautājumi. Šajā ceturksnī mēs strādājam un izmantojam savas zināšanas, lai reaģētu uz daudzām situācijām un pieņemtu izaicinājumus. Mēs nevaram atstāt novārtā šīs lietas.

Laika grafiks: II kvadrants

Tas aptver svarīgas, bet ne steidzamas lietas. Tas ir "kvalitatīvs" ceturksnis, kurā mēs pārvaldām sevi: mēs veidojam ilgtermiņa plānus, paredzam problēmas un novēršam tās, attīstām savas spējas, atjaunojamies, pavadām laiku kopā ar mīļajiem. Jo vairāk laika mēs pavadām šajā ceturksnī, jo vairāk palielinās mūsu spēja rīkoties. Nevērība pret tajā esošajām darbībām paplašina I kvadrantu, kas galu galā mūs patērē, rada stresu un izdegšanu.

Laika grafiks: III kvadrants

Tajā ir steidzami jautājumi, bet tie nav svarīgi. Šī ir ceturtā daļa maldu, jo buzz ap to, kas ir steidzams, var radīt ilūziju par nozīmi. Šajā kvadrantā mēs veicam darbības, kas ir aktuālas, bet svarīgas kādam citam, piepildām citu cilvēku cerības, domājot, ka esam I kvadrantā.

Grafiks: IV kvadrants

Tie nav steidzami un nesvarīgi jautājumi. Samazinot šajā ceturksnī pavadīto laiku, mēs iegūsim laiku patiešām svarīgām lietām.

1. Efektīva plānošana: padomājiet par savu redzējumu un misiju

Sākot plānot savas aktivitātes, padomājiet par to, kas ir vissvarīgākais jūsu dzīvē. Padomājiet par savu redzējumu, par to, ko jūs vēlētos darīt, par noteikumiem, kurus ievērojat (kompass!). Lai cik tālu tas varētu šķist, tas ir ārkārtīgi svarīgi, jo jūsu uzskati ietekmē sev izvirzītos mērķus, pieņemtos lēmumus un laika pavadīšanu.

Pārdomas par savu misiju ir būtisks nosacījums, lai rīkotos atbilstoši svarīgajam, jo ​​tas spēcīgi ietekmē pārējo II ceturksnim piešķirto darbību īstenošanu. Ja jūsu dzīves kredo ir personības attīstība, būšana kopā ar ģimeni, dzīves vērtības vai sociālās aktivitātes atklāšana, tad laiku pa laikam atgriežoties pie tā, jūs vissvarīgākās lietas iespiedīsit atmiņā. Misija radīs ietvaru, kurā jūs pieņemsit lēmumus nākamajos plānošanas posmos.

2. Efektīva plānošana: definējiet savas lomas

Lomas ir pienākumu, attiecību ar cilvēkiem, darbību sabiedrības labā simboli. To definēšana nepārprotami rada dabisku struktūru, kas ļauj mums saglabāt līdzsvaru. Lomas, kuras jūs spēlējat, ir balstītas uz jūsu misiju. Uzskaitiet savas lomas uz papīra (piemēram, sieva, māte, studente, vadītāja, direktore, sporta kluba biedre). Pētījumi rāda, ka parādīšanās vairāk nekā septiņos ir neefektīva, tāpēc mēģiniet, piemēram, apvienot noteiktas funkcijas.Dzīves lomu noteikšana palīdz redzēt dzīvi kopumā - var redzēt, ka tas nav tikai darbs vai ģimene, bet arī visi kopā. Raksturojot savas lomas, pamanīsit "svarīgus, bet ne steidzamus" jautājumus (II kvadrants), kurus parasti ignorē. Papildus lomām nedēļas grafikā pievienojiet "zāģa asināšanu". Tā ir enerģija, kas mums jāiegulda, lai pilnveidotu savas prasmes četrās dzīves pamatdimensijās - fiziskajā, sociālajā, intelektuālajā un garīgajā. Absorbēti "zāģēšanā" (rezultātu iegūšanā), mēs aizmirstam "asināt zāģi" (saglabāt vai attīstīt spēju sasniegt rezultātus nākotnē). Ja, piemēram, mēs nesportojam (fiziskā sfēra), neattīstām zināšanas (sociālā sfēra), nesekojam līdzi jaunākajiem notikumiem savā nozarē (intelektuālā sfēra) vai nezinām, kas mums dzīvē ir svarīgi (garīgā sfēra), mēs varam "kļūt neasi ”Ar nelīdzsvarotību.

3. Efektīva plānošana: izvēlieties katras lomas mērķus

Padomājiet par vissvarīgāko, ko šonedēļ varat darīt katrā lomā, lai sasniegtu pozitīvus rezultātus. Kas ir būtisks, piemēram, kā sieva, vīrs, vecāks, darbinieks? Meklējot aktivitātes, izmantojiet kompasu, nevis pulksteni un koncentrējieties uz svarīgo, nevis steidzamo. Tas var būt, piemēram, randiņš ar vīru, vairāk laika bērnam, informācijas vākšana ātrlasīšanas kursos, meditācija. Katrai lomai izvirziet sev vienu vai divus mērķus.

4. Efektīva plānošana: iemācieties pieņemt lēmumus

Lai II ceturkšņa mērķus pārvērstu rīcības plānā, visas nedēļas laikā jāiemācās pieņemt pareizos lēmumus. Mēs bieži cenšamies atrast laiku "svarīgām" aktivitātēm I un III kvartālā, kas jau ir pilns ar aktivitātēm. Mēs metamies no viena gadījuma uz otru, uzticam to kādam citam, atliekam to, cerot atrast laiku vissvarīgākajām lietām. Bet - kā raksta Stīvens R. Kovijs - " jēga nav prioritizēt plānus, bet gan plānot prioritātes". Iedomājieties plašu burku, kurā ievietojat lielus akmeņus. Lai arī burka ir piepildīta ar akmeņiem, tā nav pilna, spraugās var kaisīt grants. Bet patiesība ir tāda, ka burka joprojām nav pilna - jūs varat pievienot smiltis un pēc tam pievienot vēl nedaudz ūdens. Mūsu mērķi II ceturksnī ir "lieli akmeņi". Ja mēs vispirms nodarbosimies ar citiem jautājumiem - ūdeni, smiltīm un granti, un pēc tam plānos iekļausim lielus akmeņus, mūsu mēģinājumi būs veltīgi. Bet, ja mēs zinām, kuras lietas ir lieli akmeņi, un nokārtojam tās pirms visiem pārējiem, redzēsim, cik daudz mēs varam paveikt un cik daudz ūdens, smilšu un grants ir tukšajās vietās. Mēs panāksim to, ko uzskatām par svarīgu, un tajā pašā laikā attiecīgi “pielāgosim” arī citas aktivitātes.

5. Efektīva plānošana: organizējiet katru dienu

Jūsu ikdienas uzdevumi ir vispirms paveikt vissvarīgākās lietas, neskatoties uz negaidītiem dienas apstākļiem un izaicinājumiem. Dažreiz jums izdosies īstenot plānu, citreiz jums tas būs jāmaina, bet, pieņemot lēmumus, paļaujieties uz sava iekšējā kompasa norādēm. Lai vissvarīgākās lietas liktu vispirms, no rīta:

Iedomājieties dienas gaitu - pārskatiet nedēļas grafiku, atrodiet savu nostāju, apskatiet šo dienu 7 dienu kontekstā. Tas palīdzēs atbilstoši reaģēt uz negaidītām situācijām.

IESTATĪT PRIORITĀTES - atzīmējiet savas darbības ar I un II ceturkšņa simboliem - pateicoties tam, jūs būsiet pārliecināts, ka III ceturkšņa jautājumi neietilpst jūsu grafikā. Ja nepieciešama turpmāka prioritāšu noteikšana, sīkāk atzīmējiet I un II ceturkšņa darbības (piemēram, ar apli).

DEFINĒ UZDEVUMUS LAIKS UN LAIKS - atdaliet tos, kas ir stingri ieplānoti, no tiem, kurus var veikt jebkurā diennakts laikā. Pierakstiet arī laika ierobežojumus konkrētām darbībām.

6. Efektīva plānošana: novērtējiet savu efektivitāti

Nedēļas beigās padomājiet par to, kādus mērķus esat sasniedzis, ar kādiem izaicinājumiem saskaras, kādus lēmumus pieņemt un vai vissvarīgākās lietas bija pirmās, izdarot izvēli. Iknedēļas kopsavilkums palīdz jums neatkārtot tās pašas kļūdas, tas ļauj efektīvāk darboties nākamajās nedēļās.